Clean Desk Policy: die Methode für mehr Struktur am Arbeitsplatz

Was besagt das Clean Desk-Prinzip?

Die sogenannte Clean Desk Policy vergegenwärtigt eine Methode für die Nutzung eines Arbeitsplatzes, die in einigen Unternehmen vertraglich verankert ist. Dabei gilt es im Büro oder in anderen administrativen Bereichen, Verarbeitungsprozesse von Daten transparent, nachvollziehbar und nach festen Abläufen organisiert zu gestalten. Zum Clean Desk-Prinzip gehört zudem ein sauber aufgeräumter Schreibtisch, auf dem nur steht, was zwingend notwendig ist. Zum Ende eines Tages wird jeder Arbeitsplatz im Büro in einer fest definierten Ordnung hinterlassen. Das bedeutet, jeden Abend sortieren die Mitarbeiter alle Dokumente, bis die Arbeitsfläche leer ist.

Effizienz beginnt bereits mit der Ordnung auf dem Schreibtisch im Büro. Die festgelegte Arbeitsplatzorganisation verfolgt das Ziel, die Effektivität unter den Mitarbeitern zu steigern und dabei die Kosten des Unternehmens zu senken. Besonders in administrativen Bereichen wird viel Zeit mit dem Suchen von Dokumenten verschwendet – die Clean Desk-Methode wirkt mit Ordnung und Struktur dieser Problematik entgegen.

Der Clean Desk als Erweiterung der 5S-Büro-Methode

Das Clean Desk-Prinzip ist eng mit der sogenannten 5S-Methode verwandt. Diese Idee der strukturierten Vorgehensweise der Arbeitsplatzorganisation stammt vom japanischen Automobilhersteller Toyota. Die Methode setzt sich hierbei aus den folgenden Begriffen zusammen:

• Seiri (Sortieren)
• Seiton (Setzen und Anordnen)
• Seiso (Sauberkeit)
• Seiketsu (Standardisierung)
• Shitsuke (Selbstdisziplin, ständige Verbesserung).

Diese Methode hat sich besonders gut in Produktionsstätten bewährt. Mittlerweile hält sie Einzug im Büro. Die Anwendung der 5S-Methode auf administrative Unternehmensbereiche, um strukturierte Arbeitsplätze zu schaffen, wird als Clean Desk bezeichnet.

Die 5 Schritte der Clean Desk-Policy

Die Umsetzung des Clean Desk-Prinzips vollzieht sich über die Einhaltung von insgesamt fünf Etappen, deren Teilabschnitte die nachstehenden Prozesse umfassen:

1. Aussortieren von Gegenständen, die nicht benötigt werden
2. Anordnen von Gegenständen, die notwendig sind
3. Arbeitsplatz säubern
4. Anordnung standardisieren
5. Alle Schritte erhalten und verbessern.

Damit die Ordnung im Büro gemäß der Methode funktioniert, bedarf es einer adäquaten Büroausstattung. Neben Rollcontainern für jeden Kollegen müssen ausreichend Regale und Schränke zur Verfügung stehen. Dabei kommt es darauf, wie alle Dokumente einsortiert und angeordnet werden. Das Zauberwort der Methode lautet Struktur – und diese ist von jedem Unternehmen individuell auszuarbeiten.

Pro & Contra der Clean Desk-Methode

Die Argumentation rund um die strukturierte Organisation des Arbeitsplatzes lebt von überwiegend emotionalen Begründungen. Grundsätzlich spaltet sich das Lager in Befürworter, die Chancen in der standardisierten Struktur sehen und heftige Kritiker, die die Entpersönlichung durch die Methode fürchten.

Vorteile:

• Mit der Methode wird weniger Zeit zum Suchen von Unterlagen verschwendet.
• Alle Mitarbeiter arbeiten in der gleichen Struktur und nutzen ein vorgegebenes Ablagesystem. Das ermöglicht die gegenseitige Vertretung der Kollegen untereinander – ohne, dass eine Übergabe erfolgen muss.
• Durch das strukturierte und durchdachte Arbeiten steigert sich die Selbstorganisation der Mitarbeitenden.
• In einigen Branchen, wie zum Beispiel in Banken, ist Seriosität unabdingbar. Die Clean Desk-Methode vermittelt durch die einheitliche Struktur am Arbeitsplatz das Signal eines professionellen Service.
• Zu viel Chaos kann die Mitarbeitenden in einen Stresszustand versetzen, welcher wiederum in eine verminderte Produktivität mündet.
• Die Struktur garantiert ein routiniertes Arbeiten. Besonders bei Tätigkeiten, die mehrere Kollegen zusammen ausführen, ist diese Routine unabdingbar.
• Die Methode ist die Basis, damit moderne Bürokulturen wie das Desk Sharing funktionieren.

Nachteile

Ein massiver Kritikpunkt an der Clean Desk Methode betrifft die Kreativität, welche durch die Entfernung persönlicher Gegenstände eingeschränkt werden könnte. Bei kreativen Berufen ist es notwendig, neues miteinander zu verbinden. Das Gehirn ist bei diesen hochkomplexen Vorgängen auf Impulse angewiesen. Tatsächlich kann eine unordentliche Arbeitsfläche die nötigen Anreize bereitstellen. Chaos ist nicht gleich Kreativität – ein Schreibtisch muss nicht zwingend vermüllt sein. Eine stimulierende Umgebung resultiert aus positiven Reizen.

Der Begriff Clean Desk ruft bei einigen Mitarbeitenden die sogenannte „Angst vorm reinen Tisch“ hervor. Der blank geräumte, sterile Schreibtisch verhindert eine persönliche Entfaltung. Die Methode wird dabei als unpersönlich und als Einschränkung der individuellen Gestaltung von Arbeitsprozessen wahrgenommen. Die persönliche Umgebung beim Arbeiten und die Kreativität sind allerdings miteinander eng verwurzelt. Wo Konzepte, Ideen und Strategien heranreifen, sollte Raum für Persönlichkeit und Entfaltung geschaffen werden. Das verlangt eine individuelle Balance zwischen kreativem Chaos und standardisierten Verarbeitungsprozessen.

Ist die Clean Desk Policy eine DSGVO-Vorschrift?

Die Datenschutzverordnung fokussiert den Schutz personenbezogener Daten. Eine Vorschrift zur Clean Desk Policy findet sich dort allerdings nicht. Wer das Prinzip eines strukturierten Arbeitsplatzes konsequent umsetzt, respektiert jedoch alle wesentlichen Kriterien des Datenschutzes. Der saubere Umgang mit personenbezogenen Daten erfordert, dass:

• Sensible Daten nur im Bedarfsfall auf den Schreibtisch kommen
• Die Dokumente sofort wieder an ihren festen Ort zu verstauen werden, nachdem die Verarbeitung abgeschlossen ist
• Diese persönlichen Informationen beim Verlassen des Arbeitsplatzes vor den Blicken Dritter sicher verwahrt werden.

Unternehmen, die mit einem Informationssicherheits-Management-System nach ISO 27001 arbeiten, müssen eine Clean Desk Policy umsetzen.

Die Clean Desk-Methode: Chance oder entwaffnende Unpersönlichkeit?

Einige Unternehmen und Branchen sind auf das feste Schema zur Aufbewahrung von Unterlagen und auf die einheitliche Struktur des Arbeitsplatzes angewiesen. Wenn es um kreative Tätigkeiten geht, sollte bei der Anwendung der Clean Desk-Methode Raum für die Persönlichkeit der einzelnen Kollegen geschaffen werden.

Anordnen & Aufräumen: Grundsätzlich muss der Arbeitgeber den Umfang der Clean Desk Methode mit den Mitarbeitenden abstimmen. Sind auch die Wände Teil des Clean Desk-Prinzips oder betreffen die Regelungen den Schreibtisch und die Regale? Zudem ist eine zusätzliche Ausstattung, wie Rollcontainer, essenziell.

Eine Methode mit viel Potenzial: Wird der Wert der Maßnahme im Büro adäquat vermittelt, sind die Kollegen bereit, Kompromisse einzugehen und die Ordnung in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Nur wenn Clean Desk ideal auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten ist, macht das Prinzip ein effizientes und strukturiertes Arbeiten möglich.

Sie möchten mehr zum Thema Clean Desk Policy erfahren oder wünschen eine Beratung von uns? Kontaktieren Sie uns – das Team von mw bueroplanung steht Ihnen sehr gerne zur Verfügung.